Tietosuojailmoitus - Asiakasrekisteri

Tietosuojailmoitus

Tietosuojailmoitus terveydenhuollon ammattilaisille siitä kuinka Oy H. Lundbeck Ab käsittelee heidän henkilötietojansa.

Teitä koskevia henkilötietoja on kirjattu tai voidaan kirjata Oy H. Lundbeck Ab:n (jäljempänä “Lundbeck” tai “me”) ylläpitämään asiakastietojärjestelmään (jäljempänä CRM-tietokanta). Lundbeck on näiden tietojen käsittelyn osalta rekisterinpitäjä. Lundbeckin CRM-tietokanta sisältää henkilötietoja Teistä, joka toimitte terveydenhuollon ja sairaanhoidon alalla taikka osallistutte tai vaikutatte terveyteen liittyviin taloudellisiin ratkaisuihin poliittisen- tai muun päätöksenteon, median taikka potilaiden tai muiden etujärjestöjen kautta.

Käsittelemme henkilötietojanne sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, mukaan lukien EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (“GDPR”) mukaisesti.

Mitä henkilötietoryhmiä käsittelemme, mihin tarkoituksiin ja mikä on oikeusperusteemme?

Voimme kerätä ja käsitellä Teistä seuraavia henkilötietoja:

· nimi

· osoite

· puhelinnumero

· sähköpostiosoite

· asema

· koulutus

· erikoistuminen

· syntymävuosi

· sukupuoli

· erityisruokavalio (jos mainitaan ruokailun yhteydessä)

· SV-numero

· vaikutusmahdollisuudet ja roolit päätöksenteossa

· potilasmäärät ja -luokat

· ammatilliset kiinnostuksen kohteet

· tieto jaetuista lääkenäytteistä

· yhteistyö Lundbeckin kanssa, kuten osallistuminen kliinisiin tutkimuksiin, koulutuksiin, kongresseihin ja lääke-esittelyihin.

Käsittelemme henkilötietojanne seuraaviin tarkoituksiin:

Tiedottaa terveydenhuollon ammattihenkilöitä ja muita sairaan- ja terveydenhuollon päätöksentekijöitä erilaisista yritysten tuotteisiin ja palveluihin liittyvistä kysymyksistä sekä muun mahdollisen yhteistyön, kuten koulutusten ja konsultoinnin mahdollistamiseksi. Tietojen käsittelyn tarkoituksena on varmistaa, että rekisteröidyt saavat olennaisen informaation terveydenhuollon, sairaanhoidon ja biotieteiden sektoreilla oikeaan aikaan ja oikeaan osoitteeseen.

Henkilötietoja käytetään muun muassa seuraavissa
tilanteissa:

· tiedote koskien lääketurvallisuutta

· henkilön tunnistaminen toimivaltaisten viranomaisten käsittelyn yhteydessä

· alaa koskevien lakien ja sääntöjen, kuten avoimuutta ja lääkenäytejakelua koskevien säännösten, noudattamisen varmistamisessa

· SV-numeron avulla voidaan muun muassa varmistaa, että lääkenäytteitä luovutetaan ainoastaan lääkäreille, joilla on reseptinkirjoitusoikeus

· lääkkeitä koskevan informaation ja kaikkia sidosryhmiä koskevien tietojen jakamisessa

· neuvojen ja ohjauksen pyytäminen (konsultointi)

· soveliaiden terveydenhuollon ammattihenkilöiden löytämisessä osallistumaan kliinisten ja tieteellisten tutkimusten toteuttamiseen

· markkina- ja muiden tutkimusten tekemiseen

· tuoteinformaation tarjoamiseen

· matkojen, ruokailujen ja majoituksen varaamiseen ja järjestämiseen

· terveydenhuollon ammattilaisille suunnattujen koulutusten tarjoamiseen ja järjestämiseen sekä

· lääkkeiden markkinointiin ja lääke-esittelytoimintaan, sisältäen asiantuntijoiden analysointia ja otantoja koulutuksen sekä työpaikan perusteella kohdistetun viestinnän mahdollistamiseksi.

Tiedot voidaan ryhmitellä eri tavoin Lundbeckin toimintaan liittyviä valintoja, priorisointeja ja yhteydenottojen suunnittelua varten. Ryhmittelyjen avulla voidaan tavoittaa oikea vastaanottaja olennaisella tiedolla ja samalla vältetään tarpeeton muiden vastaanottajien kuormittaminen ja tarpeettoman informaation levittäminen.

Oikeusperusteemme henkilötietojenne käsittelylle on:

Lundbeckilla on tietosuoja-asetuksen (GDPR artikla 6 (1) (f)) mukainen oikeutettu etu

· varmistaa, että vastaanotatte oleellista tietoa oikeaan aikaan ja osoitteeseen

· ottaa teihin yhteyttä saadakseen neuvoa lääkkeisiin liittyen

· tuotteidensa ja palvelujensa markkinointiin

· kerätä ja käsitellä henkilötietojanne osana tapahtumaan ilmoittautumistanne, tilausten, yhteydenottojen, asioinnin ja tapahtuman järjestämistä sekä dokumentointia varten

Terveystietojen (allergiat) kerääminen ja käsittely osana ruokatarjoiluja nimenomaisen suostumuksen perusteella.

Sähköinen suoramarkkinointi koulutuksista ja tuotteista ja palveluista tiedottamiseen nimenomaisen suostumuksen perusteella.

Muissa tapauksissa erillisen suostumuksen, lainsäädännöllisen tai muun sääntelyn noudattamiseksi tai sopimuksen toimeenpanemiseksi, jossa olet osapuolena tai osapuolen edustajana.

Mistä henkilötietonne on saatu?

Ostamme CRM-tietokannan perustiedot Teistä palveluntarjoajaltamme IQVIA Technology Solutions Finland Oy:ltä, joka kerää ja ylläpitää tietoja alan yritysten käyttöön. Lisätietoja IQVIA:n tietokannasta löydätte osoitteessa onekey.iqvia.com. Tämän lisäksi keräämme tietoja Teiltä tai muista lähteistä, kuten julkisista rekistereistä ja työnantajaltanne.

Luovutammeko henkilötietojanne kolmansille osapuolille?

Voimme luovuttaa henkilötietojanne tarvittavin oleellisin osin kolmansille osapuolille, jotka toimivat itsenäisinä rekisterinpitäjinä, mukaan lukien yhteistyökumppanit, tapahtumajärjestäjät, matkatoimistot, hotellit tai viranomaiset (esim. tarkastuksen yhteydessä).

Oikeusperuste tietojenne luovuttamiselle on:

· GDPR artikla 6 (1) (f). Lundbeckin oikeutettu etu henkilötietojenne luovuttamiselle

o on vaihtaa yleisiä henkilötietojanne markkinoinnin, kokouksiin ja tapahtumiin osallistumisen sekä tuotteiden markkina-analyysien
yhteydessä yhteistyökumppaneidemme kanssa.

o on varata Teille matkoja, ruokailuja ja hotellimajoituksia kongressiin ilmoittautumisen sekä kokouksiin ja tapahtumiin osallistumisen
yhteydessä.

· nimenomainen suostumuksenne terveystietojen (allergiat) välittämiselle osana lentojen ja aterioiden varausta sekä tapaamisia.

· lakisääteinen velvollisuus toimittaa tietoja pyydettäessä toimivaltaisille viranomaisille.

Siirrämmekö henkilötietojanne tietojenkäsittelijöille?

Voimme siirtää henkilötietojanne palveluntarjoajalle, joka käsittelee henkilötietojanne puolestamme ohjeistuksemme mukaan. Henkilötietoja voidaan siirtää voimassa olevan lainsäädännön puitteissa ja siten, että luovutuksista on laadittu sopimus varmistamaan, ettei henkilötietoja käsitellä muuhun kuin tarkoin määriteltyyn tarkoitukseen sekä noudattaen riittäviä varotoimia.

Lundbeck ei luovuta tietojanne muiden yritysten käyttöön, muuten kun siltä osin, kun informaation tai palvelun toimittamisen takia on välttämätöntä. Tällaisia luovutuksia ovat esimerkiksi

1) nimi ja osoitetiedot postituksia varten postitusta käytännössä hoitavalle taholle

2) nimi ja yhteystiedot mahdollisia matka- ja/tai majoitusjärjestelyitä varten tapahtumajärjestäjille

3) nimi ja erityisruokavalio ruokatarjoilua varten tapahtumajärjestäjille.

Edellä mainittujen tietojen luovutusten osalta tietojen käsittelijät ovat oikeutettuja säilyttämään välttämättömät tiedot ainoastaan sen ajan, kun palvelun/tiedon toimittamisen osalta on tarpeellista.

Siirrämmekö henkilötietojanne Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle (EEA)?

Henkilötietojanne voidaan siirtää EU-/EEA-alueen ulkopuolelle maahan, jossa ei tarjota riittävää suojaa. Lundbeck varmistaa, että tällaiset siirrot tehdään sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, mukaan lukien EU:n yleinen tietosuoja-asetus. Tällaisia siirtoja voidaan tehdä ainoastaan, kun pystymme varmistumaan riittävästä tietosuojan tasosta esim. seuraavin tavoin:

· Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa katsotaan olevan riittävä tietosuojan taso1

· käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita2

· olette antaneet nimenomaisen suostumuksenne henkilötietojenne siirtämiseksi.

Jos henkilötietojanne siirretään Lundbeck-konsernin sisällä, siirtoihin sovelletaan Lundbeck-konsernin sisäistä tietosuojasopimusta tai sisäisesti sitovia sääntöjä, kun hyväksytty ja otettu käyttöön. Lisätietoa tästä voi saada ottamalla yhteyttä paikalliseen Lundbeckin yhtiöön tai Lundbeckin tietosuojavastaavaan dataprivacy@Lundbeck.com).

1 Lista maista, joissa Euroopan komissio on katsonut olevan riittävä tietosuojan taso: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en

2 Standardisopimuslausekkeet ovat saatavilla useilla eri kielillä täällä: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32021D0914

Kuinka kauan säilytämme henkilötietojanne?

Säilytämme henkilötietojanne niin kauan kuin on tarpeen yllä olevien tarkoitusten toteuttamiseksi tai lain vaatimusten täyttämiseksi.

Lundbeck käsittelee henkilötietoja niin kauan, kun toimitte terveydenhuollon ja/tai sairaanhoidon tai biotieteiden alalla Suomessa. Käsittely päättyy, jos ja kun Lundbeck saa tiedon esimerkiksi terveydenhuoltoalalla toiminnan lopettamisesta tai muuttamisesta ulkomaille.

Lundbeck päivittää omaa tietokantaa jatkuvasti. IQVIA:n päivitysten osalta IQVIA ottaa Lundbeckin puolesta säännöllisesti yhteyttä kaikkiin rekisterissään oleviin henkilöihin tarjotakseen informaatiota henkilötietojen käsittelystä. Tämän lisäksi IQVIA myös tiedottaa säännöllisesti rekisterissään olevia, kenelle rekisterissä olevien tietoja jaetaan.

Kysymyksiä informoinnista ja oikeutenne

Ette välttämättä saa erillisiä ilmoituksia henkilötietojen edelleenkäsittelystä tai muusta mainitusta toiminnasta, jota Lundbeck suorittaa. Teillä on oikeus pyytää maksutta kirjallisesti tietoa henkilötietojenne käsittelystä.

Lundbeck on tehnyt tarvittavat ja asianmukaiset toimet suojatakseen henkilötietojanne ja varmistaakseen oikeutenne rekisteröitynä. Teillä on tiettyjä alla kuvattuja oikeuksia. Huomioittehan, että oikeuteenne käyttää näitä oikeuksia voi liittyä rajoituksia.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Teillä on oikeus pyytää pääsy henkilötietoihinne, joita Lundbeck käsittelee.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Teillä on oikeus virheellisten henkilötietojenne oikaisemiseen, mukaan lukien puutteellisten henkilötietojen täydentäminen.

Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)

Teillä on oikeus henkilötietojenne poistamiseen.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Teillä on oikeus rajoittaa henkilötietojenne käsittelyä Lundbeckilla.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tehdään automaation avulla, Teillä on oikeus saada henkilötietojanne jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneluettavassa muodossa. Teillä on oikeus siirtää nämä henkilötiedot kolmannelle osapuolelle Lundbeckin estämättä, jos se on teknisesti mahdollista.

Automaattinen päätöksenteko, mukaan lukien profilointi

Yleisesti ottaen Teillä on oikeus olla olematta yksinomaan automaattisen päätöksenteon kohteena, mukaan lukien profilointi,
joka tuottaa oikeusvaikutuksia tai vaikuttaa Teihin merkittävästi. Tämä ei päde, jos muun muassa automaattinen päätöksenteko ja profilointi ovat välttämätöntä Teidän ja Lundbeckin välisen sopimuksen tekemiseen tai toteuttamiseen.

Vastustamisoikeus

Tietyissä tilanteissa Teillä on milloin vain oikeus vastustaa henkilötietojenne käsittelyä, kun oikeusperuste henkilötietojenne käsittelylle on oikeutettu etu [GDPR artikla 6 (1) (f)], mukaan lukien tähän säännökseen perustuva profilointi.
Kun henkilötietojanne käsitellään suoramarkkinointitarkoituksiin, Teillä on oikeus vastustaa henkilötietojenne käsittelyä tällaisiin tarkoituksiin, mukaan lukien profilointi siinä määrin kuin se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin. Kun kiellätte tietojenne käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin, tietojanne ei saa enää käsitellä sellaisiin tarkoituksiin.

Jos henkilötietojenne käsittely perustuu suostumukseenne, voitte peruuttaa suostumuksenne, milloin vain. Huomioittehan, että tämä ei vaikuta henkilötietojenne käsittelyyn Lundbeckilla ennen suostumuksenne peruuttamista.

Jos haluatte käyttää jotakin yllä olevista oikeuksistanne tai Teillä on siihen liittyviä kysymyksiä, olettehan yhteydessä Lundbeckin tietosuojavastaavaan alla olevien yhteystietojen avulla.

Teillä on myös oikeus kannella toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle kuten Suomen tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Lundbeckin ja Lundbeckin tietosuojavastaavan yhteystiedot

Jos Teillä on kysyttävää henkilötietojenne suojaamisesta tai jos haluatte käyttää laillisia oikeuksianne, olettehan yhteydessä Lundbeckiin tai Lundbeckin tietosuojavastaavaan käyttämällä seuraavia yhteystietoja:

Oy H. Lundbeck Ab

Junakatu 9, Logomo Byrå

20100 Turku

Y-tunnus 0111018-0

Sähköposti: suomi@lundbeck.com

Lundbeckin tietosuojavastaava (Data Protection Officer):

Sähköposti: Dataprivacy@Lundbeck.com

Jos otatte yhteyttä meihin edellä mainitun sähköpostiosoitteen kautta, Oy H. Lundbeck Ab ja muut Lundbeckin yhtiöt käsittelevät meille antamianne henkilötietojanne vastataksemme kyselyynne. Luettehan tätä käsittelyä koskevan tietosuojailmoituksen täältä:
https://www.lundbeck.com/content/dam/lundbeck-com/masters/global-site/pdf/Privacy%20Notification%20-%20contacting%20Lundbeck's%20DPO.pdf